Politique de confidentialité

1. Qui sommes-nous ?

Le présent document explique comment le SNGP CKDA, ci-après « le syndicat », utilise les données personnelles de ses adhérents et des personnes avec lesquelles il est en relation.

Le syndicat est le responsable du traitement de ces données : il décide pourquoi et comment elles sont utilisées.

Contact pour toute question sur vos données : notre délégué à la protection des données (DPO), à l'adresse dpo@sngpckda.org.

2. À qui s'adresse cette politique ?

• Les adhérents du syndicat (indépendants, gérants seuls, gérants avec salariés) ;
• les salariés des structures adhérentes, lorsqu'ils sont eux-mêmes adhérents via leur structure ;
• les participants à nos assemblées générales ;
• les personnes concernées par une déclaration d'accident que nous transmettons ;
• les personnes membres de nos groupes WhatsApp ;
• les adhérents mentionnés dans nos comptes-rendus ;
• les visiteurs de notre site internet ;
• les abonnés de nos réseaux sociaux et les personnes figurant sur nos photos et vidéos ;
• les membres de notre conseil d'administration (bureau et représentants locaux) ;
• les participants à notre journée sécurité ;
• nos contacts extérieurs (presse, partenaires institutionnels, personnes qui nous écrivent).

3. Une précision importante : l'appartenance syndicale

Le fait d'être adhérent d'un syndicat révèle une opinion syndicale. Le RGPD range cette information parmi les « catégories particulières de données », qui bénéficient d'une protection renforcée.

Nous traitons cette information uniquement dans le cadre de l'activité du syndicat, pour nos membres et anciens membres. Nous ne la communiquons pas à l'extérieur sans votre accord, sauf obligation légale. Le seul transfert à un partenaire (assurance) a lieu si vous y consentez expressément (voir 4.6).

4. Quelles données, pourquoi, pendant combien de temps ?

4.1 Adhésion et gestion des adhérents

• Pourquoi : enregistrer et gérer votre adhésion, vérifier que vous avez les prérogatives pour encadrer les activités déclarées.
• Quelles données : nom, prénom, SIRET, adresse, adresse email, numéro de téléphone, activités encadrées, diplôme, statut juridique. Pour les salariés adhérents via leur structure : nom, prénom, diplôme.
• Comment nous les recevons : par le formulaire d'adhésion en ligne ou, plus rarement, par bulletin papier. Les données des salariés adhérents nous sont transmises par le gérant de leur structure.
• Base juridique : contrat ou intérêt légitime. Pour l'appartenance syndicale : activité légitime d'un organisme syndical à l'égard de ses membres (art. 9.2.d du RGPD).
• Qui y accède : le salarié du syndicat et le président. Les représentants locaux élus reçoivent des extraits limités, sur demande (voir 4.10).
• Durée : pendant votre adhésion, puis 3 ans après sa fin (au 31 décembre de l'année d'adhésion). Au terme de ces 3 ans, nous vous écrivons pour vous demander si vous souhaitez que nous conservions vos données. Sans réponse sous un mois, elles sont supprimées. Les bulletins papier sont conservés 3 ans puis détruits.

4.2 Cotisations et paiements

• Pourquoi : encaisser votre cotisation et tenir la comptabilité du syndicat.
• Quelles données : données de paiement, virements, chèques. En cas de trop perçu, si le syndicat vous demande votre RIB, ce dernier est supprimé automatiquement dès le paiement effectué.
• Comment : paiement en ligne via Stripe, virement bancaire ou chèque.
• Base juridique : exécution du contrat d'adhésion et obligation légale de tenue de la comptabilité.
• Durée : les justificatifs de paiement sont conservés 10 ans pour la comptabilité.

4.3 Liste annuelle des adhérents

• Pourquoi : connaître la liste des adhérents de l'année en cours et, pour ceux qui le souhaitent, la transmettre à l'association partenaire d'assurance (voir 4.6).
• Quelles données : les mêmes que celles de votre fiche d'adhésion.
• Qui y accède : le président et la salariée. Le fichier est protégé par un mot de passe.
• Durée : seule la liste de l'année en cours est conservée dans ce fichier.

4.4 Communications aux adhérents

• Pourquoi : vous informer de la vie du syndicat. Nous ne contactons que nos adhérents, sans démarchage.
• Quelles données : nom, prénom, adresse email, numéro de téléphone.
• Canaux : email et newsletter (via Brevo), SMS (envoyés directement par le syndicat), appels téléphoniques.
• Base juridique : intérêt légitime pour l'information des membres, consentement pour les SMS.
• Durée : seuls les adhérents de l'année en cours figurent dans l'outil d'envoi d'emails : les contacts en sont retirés à la fin de l'adhésion.
• Désinscription : chaque newsletter contient un lien de désinscription.
• Statistiques d'envoi : mesure de l'ouverture et des clics des emails (Brevo), information et consentement.

4.5 Groupes WhatsApp

• Pourquoi : permettre des échanges entre adhérents qui le souhaitent, ainsi qu'entre les membres du bureau et du conseil d'administration (bureau et représentants locaux élus), dans des groupes dédiés.
• Quelles données : votre numéro de téléphone (professionnel ou personnel, selon votre choix), votre nom et vos messages.
• Base juridique : votre consentement, que nous demandons avant de vous ajouter à un groupe.
• À savoir : dans un groupe, les autres membres peuvent voir votre numéro et votre appartenance au groupe. Merci de ne pas y partager de données sensibles (santé, convictions) vous concernant ou concernant d'autres personnes.
• Groupes du bureau et du conseil d'administration : ils réunissent les membres du bureau et les représentants locaux élus. Les membres y voient les numéros des autres et leur qualité d'élu du syndicat.
• Prestataire : WhatsApp (Meta).
• Durée : vous êtes retiré d'un groupe à la fin de votre adhésion ou de votre mandat, ou à votre demande.
• Retrait : vous pouvez quitter un groupe à tout moment et nous demander de supprimer votre numéro.

4.6 Contrat groupe d’assurance (facultatif)

• Pourquoi : vous permettre de souscrire une assurance par notre intermédiaire, uniquement si vous le demandez.
• Comment : lors de l'adhésion, en ligne ou sur papier, une case séparée, facultative et non précochée vous permet d'accepter ce partenariat. Ne pas la cocher n'a aucune incidence sur votre adhésion.
• Quelles données : l'ensemble des données de votre adhésion, transmises à l'association partenaire AN3S, qui les retransmet à l'assureur. Le SIRET est exigé par l'assureur.
• Base juridique : votre consentement explicite.
• Retrait : vous pouvez retirer votre consentement à tout moment en écrivant à dpo@sngpckda.org. Ce retrait n'a pas d'effet sur les transmissions déjà effectuées.
• Durée de conservation chez le partenaire et l'assureur : ?

4.7 Assemblées générales

• Pourquoi : organiser l'assemblée générale, notamment commander les repas.
• Quelles données : identité, présence, préférences ou contraintes alimentaires. Ces préférences peuvent révéler des convictions religieuses ou philosophiques. Elles sont facultatives, vous êtes libre de ne pas les communiquer.
• Base juridique : votre consentement explicite pour les préférences alimentaires (article 9.2.a du RGPD) ; intérêt légitime pour l'organisation de l'assemblée.
• Destinataires : le traiteur ou restaurant. Nous visons à ne lui transmettre que le nombre de repas par type, sans noms.
• Durée : les préférences alimentaires sont supprimées après l'assemblée générale.

4.8 Déclarations d'accident

• Pourquoi : transmettre à l'assureur une déclaration d'accident survenu lors d'une activité encadrée. Cette transmission est occasionnelle, elle n'est pas systématique.
• Quelles données : identité, circonstances de l'accident, blessures et état de santé (données de santé). Les personnes concernées sont la personne accidentée, adhérente ou non, et le cas échéant des témoins.
• Base juridique : votre consentement explicite ou, selon le cas, l'établissement ou la défense d'un droit (article 9.2.f du RGPD).
• Destinataires : AN3S et l’assureur.
• Durée de conservation : 10 ans.
• Outils : un outil d'intelligence artificielle peut être utilisé pour aider à reformuler la déclaration, de manière anonyme.
• 4.9 Comptes-rendus
• Pourquoi : rendre compte à nos adhérents des réunions et des décisions du syndicat. Cette diffusion répond à une obligation liée à notre statut de syndicat.
• Quelles données : nos comptes-rendus sont anonymisés : ils ne mentionnent pas le nom ni le prénom des adhérents.
• Destinataires : l'ensemble des adhérents et l'association partenaire (voir 4.6).
• Base juridique : obligation légale ou statutaire.
• Durée : 10 ans.

4.10 Représentants locaux

• Pourquoi : permettre aux représentants locaux, élus par les adhérents lors de l'assemblée générale pour 3 ans, d'entrer en contact avec les adhérents de leur secteur.
• Quelles données : uniquement nom, prénom, numéro de téléphone, adresse email et localité des adhérents de leur secteur, au moment de leur demande.
• Qui les reçoit : les représentants locaux élus, sur demande, pour leur secteur uniquement. Ils sont tenus de ne les utiliser que dans le cadre de leur mandat.
• Base juridique : intérêt légitime.
• Durée : les extraits doivent être supprimés après usage et au plus tard à la fin du mandat de 3 ans.
• Vos droits : vous pouvez vous opposer à la communication de vos coordonnées aux représentants locaux en écrivant à dpo@sngpckda.org : nous répondons sous un mois.

4.11 Accompagnement individuel

• Pourquoi : vous accompagner, à votre demande, dans une situation individuelle.
• Quelles données : les informations que vous nous communiquez pour votre dossier.
• Qui y accède : le salarié et le président. Avec votre information préalable, certains dossiers peuvent être transmis à des tiers (avocat, administration).
• Base juridique : service rendu au membre ou intérêt légitime ; consentement pour les données sensibles.
• Durée : 10 ans.

4.12 Journée sécurité

• Pourquoi : organiser notre journée sécurité annuelle (inscriptions, accueil, déroulement).
• Quelles données : identité, coordonnées, inscription, présence ; repas et photos selon les règles des sections 4.7 et 10.2.
• Base juridique : mission syndicale.
• Durée : les données de l'inscription sont supprimées après l'événement, sauf pièces exigées par la loi.

4.13 Conseil d'administration

• Pourquoi : tenir à jour la liste des membres du conseil d'administration (bureau et représentants locaux élus en assemblée générale pour 3 ans).
• Quelles données : nom, prénom, fonction, coordonnées.
• Destinataires : interne.
• Base juridique : statuts ou intérêt légitime.
• Durée : la durée du mandat, puis 10 ans.
• Groupe WhatsApp : les membres du conseil d'administration peuvent être réunis dans un groupe WhatsApp dédié (voir 4.5).

4.14 Contacts extérieurs

• Pourquoi : répondre à vos demandes et entretenir nos relations avec la presse et les partenaires institutionnels.
• Quelles données : nom, fonction, organisme, coordonnées, contenu de nos échanges.
• Base juridique : intérêt légitime.
• Durée : limitée après le dernier échange.

4.15 Comptabilité et obligations légales

• Pourquoi : tenir la comptabilité du syndicat et respecter nos obligations légales et administratives (par exemple les comptes annuels et les déclarations).
• Quelles données : données de paiement des cotisations, coordonnées des fournisseurs et prestataires. Les documents transmis aux administrations ne contiennent pas de nom d'adhérent.
• Destinataires : notre banque et les administrations auxquelles la loi nous oblige à transmettre des informations (par exemple l'URSSAF, les services de santé au travail, l'administration pour les comptes annuels).
• Base juridique : obligation légale.
• Durée : les pièces comptables sont conservées 10 ans, conformément à l'obligation légale.

5. Qui reçoit vos données ?

Vos données sont consultées uniquement par les personnes du syndicat qui en ont besoin. Elles peuvent aussi être traitées par les prestataires suivants, qui agissent pour notre compte :

Nous transmettons aussi des données dans les cas suivants.

Avec votre accord ou à votre demande :

• à l'association partenaire et à l'assureur, si vous avez accepté l'assurance de groupe (4.6) ;
• à un traiteur, pour les repas de l'assemblée générale (4.7) ;
• aux représentants locaux élus du syndicat, pour les adhérents de leur secteur (4.10).

Nous sommes tenus, conformément à la loi et aux droits applicables, de transmettre certaines données :

• à notre banque ;
• aux administrations et organismes auxquels la loi nous oblige à déclarer (par exemple l'URSSAF, les services de santé au travail, l'administration pour les comptes annuels du syndicat) ;
• aux autorités judiciaires, administratives ou de contrôle (par exemple la CNIL), lorsqu'elles nous le demandent dans le cadre de la loi.

Nous ne vendons pas vos données et nous ne transmettons aucun listing à des tiers, en dehors des cas décrits ci-dessus.

6. Vos données quittent-elles l'Union européenne ?

• Proton est établi en Suisse, pays que l'Union européenne reconnaît comme offrant un niveau de protection adéquat.
• Pour Odoo, Stripe, Brevo, WhatsApp, Google, les plateformes de réseaux sociaux, notre messagerie et notre outil d'intelligence artificielle, d'éventuels transferts hors Union européenne.

7. Comment protégeons-nous vos données ?

Nous mettons en œuvre notamment les mesures suivantes :

• authentification renforcée (MFA) sur nos outils ;
• accès réservé aux personnes qui en ont besoin ;
• mot de passe sur le fichier annuel des adhérents ;
• suppression automatique des RIB ;
• conservation des documents papier dans un lieu fermé, à accès limité, et destruction sécurisée à l'issue de leur durée de conservation ;
• règles de sécurité pour le travail à distance (poste, accès, documents papier) ;
• sauvegardes sur un disque dur externe protégé par un mot de passe ;
• sensibilisation des membres du bureau au RGPD, avec une journée annuelle de mise en conformité ;
• règles d'utilisation de la messagerie et des outils d'intelligence artificielle ;
• suivi et documentation des incidents de sécurité.

En cas de violation de données (perte, vol, accès ou diffusion non autorisés) pouvant porter atteinte à vos droits, nous la notifions à la CNIL dans les 72 heures lorsque la loi l'exige et, si le risque pour vous est élevé, nous vous en informons directement.

8. Vos droits

Vous disposez des droits suivants sur vos données :

• accès : savoir quelles données nous détenons et en obtenir une copie ;
• rectification : faire corriger des données inexactes ;
• effacement : demander la suppression de vos données, dans les cas prévus par la loi ;
• limitation : demander que nous suspendions l'utilisation de vos données ;
• opposition : vous opposer à un traitement fondé sur notre intérêt légitime ;
• retrait du consentement : à tout moment, pour les traitements fondés sur votre consentement (assurance, WhatsApp, préférences alimentaires, cookies optionnels, photos et vidéos) ;
• portabilité : recevoir vos données dans un format structuré, lorsque la loi le prévoit ;
• directives après décès : définir ce que deviennent vos données après votre décès.

Comment les exercer : par email à dpo@sngpckda.org. Nous pouvons vous demander une pièce d'identité en cas de doute sur votre identité. Nous répondons dans un délai d'un mois, prolongeable de deux mois si la demande est complexe ou si nous en recevons beaucoup, auquel cas nous vous en informons. Chaque demande est consignée dans un registre des demandes.

Réclamation : si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez saisir la CNIL (Commission nationale de l'informatique et des libertés), 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07, www.cnil.fr.

9. Obligation de fournir des données, décisions automatisées

Les données demandées lors de l'adhésion sont nécessaires pour la gérer. Sans elles, nous ne pouvons pas enregistrer votre adhésion. Les informations facultatives (assurance, WhatsApp, préférences alimentaires) n'ont aucune incidence sur votre adhésion.

10. Site internet, réseaux sociaux, photos et vidéos

10.1 Notre site internet

Notre site internet est accessible à l'adresse https://sngpckda.org ;

• Pourquoi : présenter le syndicat et ses activités, retrouver des conseils, souscrire à une assurance, contacter le syndicat via un formulaire de contact.
• Quelles données : données de navigation (par exemple adresse IP et journaux de connexion) et informations que vous saisissez dans un formulaire.
• Cookies et traceurs : voir notre politique en matière de cookies (10.3).
• Base juridique : cookies essentiels au fonctionnement du site : intérêt légitime ; cookies optionnels : votre consentement.
• Destinataires : notre hébergeur et gestionnaire de site Odoo SH (Belgique) et Google (mesure d'audience et publicité, avec votre accord).
• Durée : durée de vie de chaque cookie et durée de conservation des données collectées ?

10.2 Réseaux sociaux, photos et vidéos

Réseaux sociaux. Le syndicat anime des pages ou comptes sur des réseaux sociaux Facebook et Instagram pour informer ses adhérents et le public.

• Quelles données : les informations publiques que vous partagez en interagissant avec nos pages (nom ou pseudonyme, commentaires, réactions) et les messages que vous nous envoyez.
• À savoir : les plateformes traitent aussi vos données pour leur propre compte, selon leurs propres règles : nous vous invitons à consulter leurs politiques de confidentialité. Pour les statistiques de nos pages, une responsabilité conjointe avec la plateforme peut exister.
• Messages privés : merci de ne pas nous y transmettre de données sensibles (santé, convictions). Les messages sont supprimés une fois la demande traitée.
• Publication de données vous concernant : nous ne publions pas votre nom ni votre qualité d'adhérent sans votre accord.
• Base juridique : intérêt légitime (communication du syndicat) ; consentement pour toute publication qui vous identifie.

Photos et vidéos. Lors de nos événements (assemblées générales, formations, activités), nous pouvons prendre des photos ou des vidéos.

• Publication : uniquement avec votre accord préalable si vous êtes identifiable.
• Où : site internet, réseaux sociaux, supports du syndicat.
• Retrait : à tout moment en écrivant à dpo@sngpckda.org ; nous retirons l'image de nos supports dans la mesure du possible.
• Durée : illimitée.

10.3 Politique en matière de cookies

Les cookies sont de petits morceaux de texte envoyés par nos serveurs à votre ordinateur ou appareil lorsque vous accédez à nos services. Ils sont stockés dans votre navigateur et ensuite renvoyés à nos serveurs afin que nous puissions fournir un contenu contextuel. Sans cookies, l'utilisation du web serait une expérience beaucoup plus frustrante. Nous les utilisons pour soutenir vos activités sur notre site web, par exemple votre session (vous n'avez donc pas à vous reconnecter) ou votre panier.

Les cookies sont également utilisés pour nous aider à comprendre vos préférences en fonction de l'activité précédente ou actuelle sur notre site web (les pages que vous avez visitées), votre langue et votre pays, ce qui nous permet de vous fournir des services améliorés. Nous utilisons également des cookies pour compiler des données agrégées sur le trafic du site et l'interaction du site, afin d'offrir de meilleures expériences de site et de meilleurs outils à l'avenir.

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Votre choix. Les cookies optionnels (historique des interactions, publicité et marketing, analytique) ne doivent être déposés qu'avec votre accord, que vous pouvez retirer à tout moment.

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Nous ne prenons actuellement pas en charge les signaux « Do Not Track », car il n'existe pas de norme de l'industrie pour leur prise en compte.

11. Modifications de cette politique

Nous pouvons modifier cette politique, par exemple pour tenir compte d'un nouvel outil ou d'une évolution de la loi. La date de dernière mise à jour figure en haut du document. En cas de changement important, nous vous en informons directement.